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Por Paulo
9 artigos

Como usar os filtros de conversas

Você pode aplicar filtros personalizados para encontrar conversas específicas com base em diferentes critérios. Também é possível combinar múltiplos filtros usando os operadores AND e OR para criar consultas mais refinadas. Filtros disponíveis Você pode filtrar as conversas pelos seguintes critérios: - Status da conversa - Agente atribuído - Caixa de entrada (Inbox) - Equipe - Identificador da conversa - Rótulos (Labels) - Campanhas - Data de criação - Última atividade - Idioma do navegador - País - Link de referência (Referrer) - Atributos personalizados da sua conta Como aplicar um filtro Passo 1: Acesse os filtros Clique no ícone de filtro localizado no topo da lista de mensagens no painel. Passo 2: Configure os critérios Na janela modal que será exibida: 1. Selecione o tipo de filtro 2. Escolha o operador (ex: igual a, diferente de, presente, não presente) 3. Defina o valor desejado Você pode adicionar quantos filtros quiser e combiná-los com operadores AND / OR para criar regras mais avançadas. Exemplo prático Para encontrar todas as conversas "Resolvidas" pelo agente Fayaz: 1. Filtro 1: - Tipo: Status - Operador: Igual a - Valor: Resolvido 2. Filtro 2: - Tipo: Nome do agente atribuído - Operador: Igual a - Valor: Fayaz Clique em Enviar (Submit) para aplicar os filtros. Como limpar os filtros Para retornar à lista completa de conversas: 1. Clique no botão “Limpar filtros” 2. Todos os critérios aplicados serão removidos, e a visualização original será restaurada

Última atualização em Apr 10, 2025

Como adicionar e configurar um formulário pré-cha

O formulário pré-chat permite coletar informações sobre um contato ou conversa antes de iniciar o atendimento. Ele está disponível apenas para o chat ao vivo no site (website inbox). Como adicionar um formulário pré-chat Passo 1: Acesse as configurações da inbox do site Vá para: Configurações → Caixas de entrada → [selecione uma caixa do tipo Website] Clique no ícone de engrenagem para abrir as configurações da caixa de entrada. Passo 2: Abra a aba "Pre Chat Form" Na aba Pre Chat Form, você verá uma lista de campos disponíveis para o formulário. Existem dois tipos de campos: - Campos padrão: - Nome completo - E-mail - Telefone - Campos personalizados: Criados a partir dos atributos personalizados configurados na conta. Estrutura da configuração dos campos A lista de configurações exibe os seguintes dados por campo: Campo Descrição Key Identificador único do campo Tipo Tipo de dado (Texto, Lista, Número, Data, Link, Booleano) Obrigatório Define se o campo é obrigatório ou não Rótulo Nome exibido ao visitante no widget Placeholder Texto de exemplo no campo (ajuda visual) O que o administrador pode fazer: - Ativar ou desativar campos - Reordenar os campos do formulário - Editar o rótulo e o placeholder - Definir se o campo é obrigatório ou não - Para adicionar mais campos, crie novos atributos personalizados Como é o formulário pré-chat para o visitante? Assim que o formulário for ativado, os visitantes do site verão um formulário como o exemplo abaixo antes de iniciar uma conversa no widget de chat ao vivo: (Você pode inserir aqui uma imagem ilustrativa do formulário) 💡 Dica: Combine o formulário pré-chat com regras de automação para segmentar, qualificar ou redirecionar automaticamente os atendimentos.

Última atualização em Mar 28, 2025

Como configurar e gerenciar regras de automação

A funcionalidade de automação ajuda a otimizar o fluxo de trabalho da equipe, automatizando tarefas repetitivas como atribuições de rótulos, times, agentes e envio de mensagens. Isso permite que sua equipe foque nas demandas mais importantes, reduzindo o tempo gasto com atividades manuais. Como funciona a automação? Uma regra de automação é composta por três partes: 1. Evento (Event): o gatilho que inicia a automação 2. Condições (Conditions): critérios que precisam ser atendidos 3. Ações (Actions): tarefas executadas quando as condições são verdadeiras Eventos de automação disponíveis Os eventos são os gatilhos que iniciam a regra. Atualmente oferece: - Conversa criada: quando uma nova conversa é iniciada (em qualquer canal) - Conversa atualizada: quando qualquer mudança ocorre em uma conversa - Mensagem criada: quando uma nova mensagem é enviada na conversa - Conversa reaberta: quando uma conversa resolvida, adiada ou pendente é aberta novamente Condições de automação As condições são avaliadas com base no evento selecionado e determinam se a ação será executada. Você pode usar operadores como: - Igual a / Diferente de - Presente / Não presente - E também operadores lógicos: AND / OR Ações de automação disponíveis Se as condições forem satisfeitas, as ações abaixo podem ser executadas: - Atribuir a um agente - Atribuir a um time - Adicionar um rótulo - Enviar e-mail para o time - Enviar transcrição por e-mail - Silenciar conversa - Adiar conversa - Resolver conversa - Enviar evento Webhook - Cancelar - Enviar anexo - Enviar mensagem Essas ações são independentes do evento ou condição escolhidos. Como criar uma regra de automação Passo 1: Acesse as configurações Vá para: Configurações → Automação → Adicionar regra de automação Passo 2: Configure a nova regra Preencha os campos do modal: - Nome: escolha um nome descritivo - Descrição: (opcional) para referência interna - Evento: selecione um dos eventos disponíveis - Condições: adicione uma ou mais condições usando os operadores - Ações: defina o que deve acontecer se as condições forem atendidas Você pode usar várias condições e ações combinadas com AND / OR. Exemplo prático Cenário: Desejo que todas as novas conversas com idioma do navegador em francês sejam direcionadas ao time de vendas da França. 1. Nome da regra: Conversas em Francês para equipe de vendas FR 2. Evento: Conversa criada 3. Condições: - Status da conversa = Aberta - Idioma do navegador = Français (fr) (Conectadas com operador AND) 4. Ação: - Atribuir time → France Sales Como pausar, editar, duplicar ou excluir regras de automação Vá para: Configurações → Automação Na lista de regras, você pode: - Pausar uma regra: desligue o botão na coluna Ativa - Editar: clique no ícone de lápis - Clonar: clique no ícone de cópia - Excluir: clique no ícone de cruz vermelha

Última atualização em Apr 10, 2025

Como usar variáveis de modelo (template variables)

As variáveis de modelo permitem personalizar suas mensagens com conteúdos dinâmicos, adaptados a cada contato. Elas são úteis para incluir automaticamente dados como nome do cliente, número de telefone, ID da conversa, entre outros. Exemplo de uso Se você enviar a mensagem: Olá {{ contact.name }}, como posso te ajudar? E o nome do contato for João, a mensagem enviada será: Olá João, como posso te ajudar? Essas variáveis podem ser utilizadas em: - Mensagens manuais - Respostas prontas (canned responses) - Macros - Regras de automação Como inserir variáveis em mensagens Ao redigir uma mensagem, digite {{ (duas chaves) e o exibirá a lista de variáveis disponíveis. Basta selecionar a que deseja. Variáveis disponíveis 🔹 Conversa - conversation.id → ID numérico da conversa 🔹 Contato - contact.id - contact.name - contact.first_name - contact.last_name - contact.phone_number 🔹 Agente - agent.name - agent.first_name - agent.last_name - agent.phone_number O que acontece se a variável não existir? Se você tentar usar uma variável inexistente ou mal escrita, exibirá um aviso de erro, impedindo que a mensagem seja enviada incorretamente. Como adicionar texto alternativo (fallback) Caso a variável definida não possa ser preenchida (ex: o contato não tem nome registrado), você pode usar um texto alternativo (fallback). Exemplo: Olá {{ contact.first_name || 'cliente' }}, como posso te ajudar? Se o contact.first_name não estiver disponível, a mensagem enviada será: Olá cliente, como posso te ajudar? ✅ Use aspas simples para definir o fallback: 'texto alternativo'

Última atualização em Apr 10, 2025

Como criar e usar macros

Uma macro é um conjunto de ações salvas que são executadas em sequência com um único clique. Elas são úteis para automatizar tarefas repetitivas, como: - Adicionar rótulos - Atribuir uma equipe - Enviar transcrição por e-mail - Enviar mensagens padrão - Encerrar ou adiar conversas Por que usar macros? Imagine os seguintes cenários: Exemplo 1: Solicitação de demonstração Você precisa: - Atribuir a conversa à equipe de Vendas - Enviar uma mensagem padrão com o link para agendamento - Adicionar o rótulo Sales - Adiar a conversa Exemplo 2: Spam Você precisa: - Enviar uma resposta padrão informando que o canal está incorreto - Adicionar o rótulo Spam - Marcar a conversa como Resolvida Em vez de realizar essas ações manualmente várias vezes por dia, basta executar uma macro. Como criar uma macro Passo 1: Acesse as configurações Vá para Configurações → Macros → Adicionar nova macro Passo 2: Defina o fluxo de ações Na tela de configuração: - Escolha o nome da macro (visível apenas internamente) - No menu lateral direito, comece a adicionar ações uma por uma - Configure cada ação de acordo com sua necessidade - A ordem das ações define a ordem de execução Ações disponíveis: - Atribuir a agente - Atribuir a equipe - Adicionar rótulo - Enviar mensagem - Enviar transcrição - Enviar anexo - Adiar conversa - Resolver conversa - Silenciar conversa - Enviar e-mail para equipe - Enviar webhook Passo 3: Defina a visibilidade - Privada: somente você poderá usá-la - Pública: todos os agentes da conta terão acesso Passo 4: Salve a macro Clique no botão “Salvar macro” no canto inferior direito. Como executar uma macro Passo 1: Acesse a conversa Na conversa, vá até a barra lateral direita e clique em Macros (+) Você verá todas as macros disponíveis (públicas e privadas). Passo 2: Visualize a macro (opcional) Se quiser conferir o que a macro faz antes de executar: - Clique no ícone de informações (i) Passo 3: Execute a macro Clique no botão play (▶️) ao lado da macro. As ações serão executadas em segundos e você verá mensagens de sucesso para cada uma delas. Como editar ou excluir uma macro 1. Acesse: Configurações → Macros 2. Localize a macro na lista 3. Use o ícone de lápis para editar ou o X vermelho para excluir

Última atualização em Mar 28, 2025

Como usar os registros de auditoria (Audit Logs)

⚠️ Recurso disponível apenas no plano Enterprise Os registros de auditoria (Audit Logs) permitem acompanhar as atividades realizadas dentro da sua conta. Eles são ideais para fins de auditoria, segurança e transparência nas ações da equipe. Eles respondem às 4 perguntas essenciais: - Quem realizou a ação - O quê foi feito - Quando ocorreu - De onde (IP) a ação foi executada Onde encontrar os registros de auditoria Passo 1: Acesse o painel de auditoria Vá para: Configurações → Audit Logs Essa opção só estará visível para contas com o recurso habilitado. Passo 2: Navegue pelos registros - Role a lista de logs ou alterne entre páginas usando a navegação - Dica: pressione Ctrl + F ou Cmd + F para buscar rapidamente uma entrada Cada entrada inclui: - Atividade realizada - Data e hora - Endereço IP de origem Atividades rastreadas nos logs Abaixo estão os tipos de atividades registradas: 👤 Logs de atividade de usuários - <Nome | E-mail> alterou seu status para: online / offline / ocupado - <Nome | E-mail> fez login - <Nome | E-mail> fez logout - <Nome | E-mail> alterou o status de outro agente - <Nome | E-mail> convidou um novo agente ou admin - <Nome | E-mail> alterou o papel de um usuário para agente/admin 🛠️ Logs de configuração da conta - <Nome | E-mail> atualizou configurações da conta ⚙️ Logs de regras de automação - Criada, editada ou excluída uma regra de automação (#ID) 🔁 Logs de macros - Criada, editada ou excluída uma macro (#ID) 📥 Logs de caixas de entrada (Inbox) - Criada, editada ou excluída uma inbox (#ID) - Adição ou remoção de usuários da inbox 🔗 Logs de Webhooks - Criado, editado ou excluído um webhook (#ID) 👥 Logs de equipes (Teams) - Criada, editada ou excluída uma equipe (#ID) - Adição ou remoção de membros da equipe

Última atualização em Apr 10, 2025

Como criar e aplicar SLAs

Como prestador de serviços, os Acordos de Nível de Serviço (SLAs) são compromissos formais entre sua empresa e seus clientes, que definem o nível de atendimento acordado. Eles estabelecem metas como tempo de resposta, disponibilidade e tempo de resolução, e ajudam a manter consistência e qualidade no suporte prestado. Métricas que podem ser monitoradas O sistema permite que você crie SLAs com base nas seguintes métricas: - FRT (First Response Time) Tempo entre a primeira mensagem do cliente e a primeira resposta do agente. É um indicador crítico de agilidade no atendimento. - NRT (Next Response Time) Tempo entre uma mensagem de acompanhamento do cliente e a próxima resposta do agente. Garante uma comunicação contínua e fluida. - RT (Resolution Time) Tempo total entre o primeiro contato do cliente e a resolução final da conversa. Mede a eficiência na resolução de problemas. Como criar um SLA 1. Acesse: Configurações → SLA 2. Clique em “Adicionar SLA” 3. Informe: - Um nome para o SLA - Uma ou mais métricas que deseja acompanhar (FRT, NRT, RT) - Os limites de tempo de cada métrica ⚠️ Importante: Após criado, o SLA não pode ser editado. Caso precise de alterações, será necessário excluir e criar novamente. Como aplicar um SLA Você pode aplicar SLAs automaticamente por meio de regras de automação, com base em eventos e condições. Exemplo prático: Se quiser aplicar o SLA chamado “Enterprise P0” para conversas com alta prioridade vindas de um cliente específico: - Evento: Conversa criada - Condições: - E-mail do cliente = cliente@empresa.com - Prioridade = Urgente - Ação: Aplicar SLA → Enterprise P0 ✅ Assim que as condições forem atendidas, o SLA será aplicado automaticamente à conversa. Observação importante: - Uma vez que um SLA é aplicado a uma conversa, não pode ser removido - Conversas com SLAs ativos e próximas do limite de tempo serão destacadas na interface para facilitar o acompanhamento

Última atualização em Apr 10, 2025

Como ordenar conversas

Ao gerenciar conversas, utilizar a ordenação correta ajuda a priorizar e organizar mensagens de maneira eficiente. Existem quatro opções de ordenação disponíveis, cada uma voltada para um tipo específico de necessidade. 🔄 Ordenar por Última Atividade Essa opção coloca no topo as conversas com interações mais recentes. - Conversas com novas mensagens ou atualizações aparecem primeiro - Conversas mais antigas e inativas são movidas para baixo 📌 Ideal para: Equipes que desejam se manter engajadas com as conversas ativas no momento. 🕓 Ordenar por Data de Criação Organiza as conversas com base em quando foram iniciadas. - Conversas recentemente criadas ficam no topo - Conversas mais antigas aparecem abaixo 📌 Ideal para: Priorizar conversas mais antigas que talvez ainda não tenham sido respondidas. 🚨 Ordenar por Prioridade Ordena as conversas com base na prioridade atribuída a elas. A hierarquia de ordenação é: 1. Urgente 2. Alta 3. Média 4. Baixa 5. Conversas sem prioridade (ficam no final) 📌 Ideal para: Equipes que precisam lidar primeiro com questões críticas. ⏳ Ordenar por Resposta Pendente Organiza as conversas com base no tempo que estão aguardando resposta de um agente. - Conversas que estão esperando há mais tempo aparecem primeiro - As com menor tempo de espera vêm em seguida - Conversas que não estão aguardando resposta aparecem no final 📌 Ideal para: Evitar atrasos no atendimento e garantir que nenhuma conversa fique esquecida. Se quiser, posso complementar com dicas de como combinar ordenação com filtros, como por equipe ou status, para ter uma visão mais estratégica da fila de atendimento. É só pedir!

Última atualização em Apr 10, 2025

Como funciona o controle de capacidade de agentes

⚠️ Recurso disponível apenas na versão Enterprise A funcionalidade Capacidade de Agente (Agent Capacity) foi desenvolvida para evitar a sobrecarga dos atendentes e melhorar a eficiência operacional, especialmente em equipes maiores. Esse recurso complementa o sistema de atribuição automática (Auto Assignment), limitando a quantidade de conversas que cada agente pode receber ao mesmo tempo. Por que utilizar o controle de capacidade? Em equipes pequenas ou médias, o Auto Assignment tradicional já é eficaz. Mas em grandes operações, um único agente pode acabar com dezenas de conversas simultâneas, prejudicando a qualidade do atendimento. A capacidade por agente resolve esse problema ao definir um limite configurável de atendimentos por agente, equilibrando a carga de trabalho e garantindo agilidade nas respostas. Principais funcionalidades ✅ Limites configuráveis por agente - O administrador pode definir o número máximo de conversas simultâneas que cada agente pode receber. - A configuração é feita por caixa de entrada (inbox), permitindo personalizações por canal. 🎯 Personalização por canal Cada canal de atendimento exige uma atenção diferente. Exemplo: - E-mail: um agente pode lidar com 10 a 20 threads por dia - Chat ao vivo: limite ideal de 2 a 3 conversas ativas por vez Esse ajuste garante uma distribuição eficiente da carga, respeitando a natureza de cada canal. ⚙️ Como funciona 1. Este recurso está disponível somente na versão Enterprise 2. Acesse: Configurações → Inbox → Capacidade de Agentes 3. Defina o número máximo de conversas simultâneas por agente 🧠 O sistema de atribuição automática (round-robin) distribuirá novas conversas apenas para agentes abaixo do limite. 📌 Quando todos os agentes estiverem no limite: - As novas conversas serão enviadas para a Fila de Não Atribuídas (Unassigned Queue) - Um agente ou administrador precisará atribuir manualmente essas conversas Se quiser, posso te ajudar a configurar valores ideais de capacidade para sua operação com base no canal (e-mail, WhatsApp, chat), equipe e horário de atendimento. É só me chamar!

Última atualização em Apr 10, 2025